Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman Yönetimi Nedir?

 

Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır. Zaman yönetiminde söz konusu olan, mevcut zamanda nelerin yapılabileceğinin planlanmasıdır. Elbette ki, zamanımızın tamamına yakınını çalışarak geçirmek, zamanı yönetmek demek değildir. Böyle bir durumda sadece zamanın bizi yönettiğinden söz edebiliriz. Evet, zamanın akıp gittiği gerçeğine karşı direnmekten söz etmiyoruz. Ancak psikolojik, sosyolojik ve diğer ihtiyaçlarımızın karşılanabilmesi için de zamana ihtiyacımız vardır.

 

Başarılı zaman yönetiminin, daha çok çalışmayla her günü son dakikasına kadar doldurup da geceleri yorgun ve bitkin düşmeyle ilgisi yoktur. Başarılı zaman yönetimi, normal olarak yapmak üzere başladığımız her şeyi ikmal edecek zamanı olmak demektir.

 

Zaman yönetimi, yanlış işleri hızlı yapmak değildir. Amaç doğru işleri kısa zamanda yapmaktır. Zaman kolaylıkla kontrol edilemez, biz sadece kendimizi ve kendi zamanımızı kullanmayı yönetebiliriz. Başarı, ertesi güne ne kaldığıyla değil, bu gün neler yaptığımızla ilgilidir.'

 

 

Zaman Kazanmanın  yollari

 

Zaman yönetimi sayesinde, daha az zamanda ve daha az stresle daha çok iş yapabilir; yapmak istediğiniz diğer işlere daha çok zaman ayırabilirsiniz. Orada burada boşa geçen saatleri yeniden kazanabilir ve bu zamanı daha verimli kullanabilirseniz, günlük verimliliğinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz. Aşağıda, zaman yönetimine yönelik 10 teknik bulunuyor. Bu tekniklerle, günde en azından bir saat kazanıp daha verimli işler için kullanabilirsiniz.

 

Günlük Planlama Yapın

Şöyle bir söz vardır; insanlar, başarısızlığı planlamazlar; ama pek çok insan, planlamayı başaramaz. Her akşam oturup elinizin altındaki en değerli kaynağı -önünüzdeki 24 saati- kontrol edebilmek için zaman ayırın. İşinizi planlayın ve her gün planınıza uygun hareket edin. Bir sonraki gün -yapmanız gerekenler- ile -yapmak istedikleriniz-in tamamını içeren bir Yapılacak İşler listesi oluşturun. Günlük planınız olmazsa, dikkatiniz kolayca dağılabilir ve üretkenliğinizi artıracak önemli işlerle uğraşmak yerine, zamanınızı gürültücü müşterilere hizmet vererek harcamak durumunda kalabilirsiniz.

 

Öncelik Sıralaması Yapın

Yapılacak İşler listenizde her akşam öncelik sıralaması yapın. Listenizdeki en önemli işin yanına -1- rakamını koyun. Listenizdeki ikinci en önemli işin yanına -2- rakamını koyun, vb. Daha sonra, önem sırasına göre listenizdeki işleri yapın. Listenizdeki her şeyi yapamayabilirsiniz; ama en önemli işleri yapmış olacaksınız. Bu, daha fazla değil, daha akıllıca çalışmak ve daha az zamanda daha çok iş yapmaktır.

 

Ertelemeyi Kontrol Edin

Dünyadaki en etkili planlama, yapılması gerekenin yapılmasının yerine geçemez. Önemli işleri erteleriz; çünkü bunu yapmamanın bedelinin ne olduğunu yeterince bilmeyiz ya da bu işi yapmaktan yeterince keyif almayız. Sürekli ertelediğiniz bir işi yapmak için, zihninizde bu işi yapmamanın bedelini ya da bu işi yapmanın keyfini yeterince canlandırmaya çalışın. Keyif alma düşüncesi çok daha iyidir. Ertelediğiniz bir işi seçin ve bunu bir oyuna dönüştürün. Belli bir zaman diliminde tek bir işle ilgilenin ki diğer işler dikkatinizi dağıtmasın. Bunu yönetilebilir parçacıklara ayırın. İşe başlayın, ilk adımı atın, büyük ihtimalle işi sonuna kadar götüreceksiniz.

 

 

Yetki Verin

Yetki vermek, işleri paylaşmak yoluyla zaman kazanmanızı ve böylece kişisel işlerinizi daha hızlı sonuçlandırmanızı sağlar. Yetki vermenin zor yanı, basitçe işi devredebilmektir. İşleri kendimizin yapmasıyla büyük gurur duyarız. "Bir işin iyi yapılmasını istiyorsan, o işi kendin yapacaksın.' Günlük planlama kapsamında her gece, ertesi gün yapmanız gereken ve yapmak istediğiniz tüm işlere bakın. Her işte kendinize şunu sorun: "Zamanımı en iyi biçimde değerlendirmenin yolu bu mu?' Öyle ise yapın. Öyle değilse, bir başkasına aktarmaya çalışın. "Bunu ben yapıyorum' ile "İş yapılıyor' arasında çok fark vardır.

 

Toplantı Zamanını Yönetin

Bir toplantıdan önce şunları sorun: "Gerekli mi?' ve "Benim olmam gerekir mi?' Her iki soruya da yanıt "Hayır' ise toplantıya girmemeyi ya da katılmamak için kendinize bir özür bulmayı tercih edin. Daha sonra, toplantı için, her işe yönelik başlangıç ve bitiş saatlerinin belirtildiği yazılı bir gündem hazırlayın. Yazılı gündemi toplantıya katılacaklara iletin. Bir toplantıyı tuzak kurarak uzatmanın anlamı yoktur. Katılımcılara neyin tartışılacağını önceden bildirin.

Academia Sinica daki biyoteknoloji bolumundeki  toplantilarimizda ana temel unsur , soru sorabilme kapasitesidir. Albert  Einstein dedigi gibi verilen cevaplar degil sorulan sorular zekanin gostergesidir. Drektorumuz  proje hazirlayan ve sunan kisiye mevcut litraturden baz alarak soru sormak yerine, ekibimizdeki diger elemanlarin  soru sormasini ve projeyi genisletme  kabiliyetlerini olcer. Bu sekilde mevcut eski literaturlerin ve bilginin esaretinden kurtulmus, yeni bir yol belirlemiz oluruz. Benim de hoslanmadigim en onemli konu  susturulmus toplanti katilimcilaridir. Yapilan bazi seviyesi dusuk bilimsel toplantilarda katilimcilarin soru sormasi yeni bir fikir ileri surmesi , toplantiyi yoneten kisi tarafindan ukalalik ve hava atma olarak yorumlanir.Halbu ki sorgulayan bir beyin calisan bir beyindir. O kisiyi takdir etmek cesaretlendirmek gerekir. Diger negatif bir durum ise genelde proje sahibinin eksigini aramak ve hatta onun kendisini  zayif ve yetersiz hissetmesini saglamak icin toplum onunde asagilamaktir. Bunun kesinlikle calisani azmettirici bir yonu olamaz. Malesef bilimsel hicbir yonu olmayan , uretmeyen, dusunceye ve emege saygisiz , kisilerin tercihi genelde bu yondedir.

 

 

Zamanınızı İsraf Eden Öğeleri Saf Dışı Edin

 

Konumu ya da makamı ne olursa olsun, zamanını talep eden şeylerin yaklaşık dörtte birini, bunların ortadan kalktığını hiç kimse fark etmeden, alıp çöp sepetine atamayacak bir bilgi işçisini ben düşünemiyorum.

 

Faaliyetleri Başkalarına Devredin

Kendi zaman kaydıyla yüzleştiğinde kişisel olarak yapmak zorunda olmadığı her şeyi hemen başkalarına devretme alışkanlığını çabucak kazanmayan bir bilgi işçisine daha rastlamadım. Yönetici, zaman kaydına daha ilk göz attığında, kendisinin önemli gördüğü, kendisinin yapmak istediği ve kendisini yapmaya adadığı şeyleri yapmaya zaman kalmadığını son derece açık olarak görür. Önemli şeylere gitmesinin tek yolu onlar tarafından yapılabilecek her şeyi başkalarına devretmektir.

 

Başka İnsanların Zamanını İsraf Etmek

Bir yöneticinin üretici çalışmadaki tarzı bir başkasının zamanını büyük ölçüde israf eden bir yön taşıyabilir. Büyük bir kuruluşun finanstan sorumlu başkan yardımcısı bürosunda yapılan toplantıların büyük bir zaman israfına neden olduğunun farkındaydı. Bu işi kendisine doğrudan bağlı bütün yetkililerin konu ne olursa olsun her toplantıda hazır bulunmasını istiyordu. Bu yüzden toplantılar çok kalabalık oluyordu. Ve her katılımcı kendisini konuyla ilgili göstermek zorunda hissettiği içinde herkes en azından bir soru gündeme getiriyordu. Ve bunların çoğu ilgisiz oluyordu. Bu yüzden toplantılar uzadıkça uzuyordu. Fakat söz konusu üst düzey yönetici, bir gün kendilerine soruncaya kadar, astlarının da bu toplantıları bir zaman israfı olarak gördüklerini bilmiyordu. Ama kuruluşta herkesin statüye büyük önem verdiğini ve "sahnede görünmek' istediğini bildiği için, onları toplantıya çağırmadığında alınacakları endişesini taşıyordu.

 

Kötü Yönetimin Yol Açtığı Faaliyetler

Sistem ya da öngörü eksikliğinden kaynaklanan zaman israf edici faktörleri saptayın. Aramanız gereken belirti tekrarlayan, yıllar içinde tekrar tekrar boy gösteren bir "kriz'dir. İkinci kez tekrarlayan bir kriz aslında bir kere daha meydana gelmesi gerekmeyen bir krizdir. Yıllık envanter krizi buna örnektir. Tekrarlayan bir kriz aslında her zaman öngörülebilir bir krizdir.

 

Kötü Örgütlenme

Toplantılar, tanım gereği, yetersiz örgütlenmeye verilen bir ödündür. Çünkü insan ya toplantı yapar ya da çalışır. Aynı zamanda ikisini birden yapamaz. İdeal olarak tasarlanmış bir yapıda toplantıya gerek yoktur.

 

Farklı işlevlere sahip insanlar belli bir görevi yerine getirebilmek için iş birliği yapmak zorunda oldukları için toplantı yaparız. Belli bir durumda gerekli bilgi ve deneyim tek bir kişinin beyninde olmadığı, değişik insanların deneyim ve bilgisinden parça parça alınıp bir araya getirilmek zorunda olduğu için toplantı yaparız.

 

 

İsteğe Bağlı Zaman Yaratın

İsteğe bağlı zaman yaratmanın yöntemi yaklaşımın kendisine kıyasla çok daha az önemlidir. Çoğu kişi daha az üretken ikincil meseleleri bir araya sıkıştırmaya, yani aralarında boşluk yaratmaya çalışarak bir sorunu çözmeyi denemektir.

 

 

Eleman Fazlalığı

Eleman fazlalığının oldukça güvenilir bir belirtisi vardır. Eğer gruptaki kıdemli kişiler zamanlarının pek de küçük olmayan bir bölümünü, diyelim onda birini, "insan ilişkileri problemlerine' kavga ve sürtüşmelere, yargısal konulara ve iş problemlerine harcıyorlarsa, o zaman iş gücü olması gerekenden daha geniş demektir. İnsanlar birbirinin yolunu kesiyor demektir. İnsanlar performans aracı olmak yerine performansın önünde bir ayak bağı haline gelmiş demektir. Yalın örgütlerde insanlar birbirine çarpmadan hareket edebilecek kadar geniş alana sahiptir ve işlerini sürekli açıklamada bulunmak zorunda kalmadan yapabilirler.

İsteğe Bağlı Zamanın Etkin Kullanılması

Tanıdığım son derece etkini birisi her ikisinin de son bitirme tarihleri olan bu tür iki liste tutuyor. Biri acil işler için, diğeri de boş olmayan ama yapılması gereken işler için. Tarihlerin kaydığını gördüğünde zamanının yönetimini gene elinden kaçırmakta olduğunu anlıyor.

Bilimsel calismalarda zaman yonetiminde karsilastigimiz en buyuk sorun ekip elemanlarindan bir kisinin ustlendigi gorevi zamaninda yapmamasidir. Zira bir zincir en zayif halkasi kadar gucludur.Calismalari planlayan kisinin bu asamada buyuk bir ongoruye sahip olmasi ve bu durumu kisa surede duzeltmenin youlunu  kisa surede bulmasi gerekir. Bizim biyoteknoloji laboratuvarimizin temel calisma prensibinde mesai saati ve mesayi gunu kavrami yoktur. Sadece mevcut projenin bitmesi kavrami vardir. Bu sekilde calisan personelimiz  zamana endeksli degil ise endeksli calisirlar ve isverimi ve kalitesi artar.

Mr. Gökhan TUNCAY